Presentatie "Approaches to Metadata Design"

« Indruk van de Stellent User Conference

Mar 12

Presentatie "Approaches to Metadata Design"

Op de Stellent Crescendo conferentie was een zeer interesante presentatie over metadata door Zach Wahl van Project Performance Corporation.

Follow up:

Enkele punten uit zijn presentatie:

Gebruikers moeten de zoekresultaten kunnen sorteren op elke manier, dus op elk metadataveld.
In steeds meer implementatie wordt het veld "audience" toegevoegd, waardoor je content kan filteren voor het type gebruiker.
Algemeen uitgangspunt bij metadata is dat er zo min mogelijk metadatavelden moeten zijn.
Veel gemaakte fouten zijn:
- te veel velden
  gebruikers gaan dan velden kopieren om toch maar overal iets neer te zetten en je krijgt te maken met de 'Dilution Factor': als je metadata niet goed invult bij een item, kan dat item niet goed gevonden worden, maar ook andere items worden slechter vindbaar.
  Zach zegt dat niet meer dan 3 velden handmatig serieus worden ingevoerd.
- Te grote selectielijst
  Bij dropdowns moeten er eigenlijk niet meer dan 10 mogelijkheden zijn. Daarnaast moet de gebruiker ook niet de mogelijkheid hebben om het item in meerdere categorieën te plaatsen. De ene gebruiker doet dit namelijk wel en de andere niet, hierdoor krijg je ook vervuiling.
- Te veel variatie in metadata-schema's
  Gebruikers vinden het invullen van metadata nooit prettig (er zijn enkele uitzonderingen ;-) ) en het is vaak lastig. Als een gebruiker geleerd heeft om het voor één applicatie in te vullen, moet het bij een andere applicatie vooral zo min mogelijk afwijken. Hij is dan ook een voorstander van één strategie voor alle systemen binnen je organisatie.
Voor het succesvol invoeren van metadata, is het verstandig om een metadata project team op te starten. Als een van de eerste taken zou je specifieke metadata use cases moeten opstellen. Dus hij kiest nadrukkelijk voor een gebruikersperspectief. Het metadata team moet ook na de implementatie blijven bestaan, want metadata kan zich in de loop van tijd ontwikkelen. Op dit moment ziet hij dat veel organisatie 2 velden toevoegen:
- Audience
- Location (geo-coding)
Beperk zo veel mogelijk het handmatig invoeren van metadata. Tips die hij noemt zijn:
- gebruik zo veel mogelijk defaults.
- Gebruik logica om de defaults in te vullen, dus afhankelijk van een keuze bij één veld, worden andere velden automatisch ingevuld.
- Integreer taxonomietools voor het invullen van de metadata (om meer consistente termen te gebruiken).
- Hou pick-list en drop-downs eenvoudig, dus niet meer dan 10 mogelijkheden.
Gebruik monitoring en reportages om de metadata te verbeteren, zoals ontbrekende metadata, dubbele metadata, verwarrende titels.