The making of OEW12NL

Logo Open Education WeekOp donderdag 26 januari werd ik 's avonds via Skype gebeld door Mary Lou Forward. Zij vertelde dat Google de Open Education Week gaat sponsoren en onderdeel daarvan is een bijeenkomst voor policy makers in Washington DC. Maar ja, de week is een internationale week, dus er zouden meer van zulke evenementen georganiseerd moeten worden verspreid over de wereld.

Dus het verzoek of ik een Europees evenement voor beleidsmakers kan organiseren in de week van 5 - 9 maart. Oef, dat is wel kort dag voor zo'n evenement.

Team
Op vrijdag heb ik het idee bij verschillende partijen uitgezet. Gelukkig kreeg ik meteen enthousiaste reacties terug van SURF en de Open Universiteit en intern. Hiermee was meteen duidelijk met wie we het gingen organiseren: Hester Jelgerhuis (Surf) en Robert Schuwer (OU). Daarnaast heb ik ook een team op TU Delft voor mijn ondersteuning.

Het programma
Op dinsdag 31 januari zijn we met de TU-mensen voor het eerst bij elkaar gekomen. Ja, we willen een evenement gaan organiseren, maar dan moeten we wel een interessant programma hebben. Al brainstormed kwamen we tot de volgende mogelijkheden op volgorde:

  1. Europees bijeenkomst met Neelie Kroes in Brussel
  2. Nederlandse bijeenkomst met minister of staatssecretaris in Nieuwpoort
  3. Lokaal evenement gericht op bloggers e.d.

Vanaf het begin was duidelijk dat Anka een presentatie zou verzorgen als President van het Consortium.

Ja, en dan ga je kijken wie er beschikbaar is. Voordeel hier was dat ik op 24 januari op een Diner Debat over Opendata gesproken had met stafmedewerkers van Kroes. Daardoor was snel duidelijk dat Neelie niet beschikbaar was, maar wel een videoboodschap wilde leveren.  Ok, dan valt optie 1 af. Snel door naar optie 2.

We hadden inmiddels een voorkeur voor 8 maart, maar vanuit het ministerie kwam terug dat de hele top van het ministerie die dag een strategiedag had, dus hebben we het verplaatst naar 7 maart. Het programma zou van 14.00 tot 16.00 duren, gevolgd door een borrel. Allerlei agenda's moesten opgeschoond worden, maar dat lukte.

We hadden inmiddels besloten om de bijeenkomst op de TU Delft te organiseren, dat maakt het logistiek een stuk eenvoudiger en konden we het evenement live uitzenden. Tot ons geluk was in de aula de Senaatszaal beschikbaar. Deze zaal is net gerenoveerd en heeft een capaciteit van 200 mensen. Dat moet groot genoeg zijn, we verwachten tussen de 50 en 100 mensen. Voor mezelf had ik als ultieme doel dat we 100 mensen zouden hebben.

Nu was het de beurt aan ons contact bij het ministerie om daadwerkelijk de personen te regelen. Op 16 februari kregen wij bevestiging dat staatsecretaris Halbe Zijlstra beschikbaar was van 13.00 tot 13.45. Oftewel, of wij het programma hierop konden aanpassen. Natuurlijk kan dat (tijd genoeg toch ;-) ). Dus programma aangepast, zodat we om 13.20 beginnen, staatssecretaris spreekt om 13.30 en om 13.45 weer door kan naar zijn volgende afspraak.

3 weken
BannerDus op 17 februari hadden we het programma rond en zijn we gestart met het versturen van de uitnodigingen. Surf heeft de uitnodiging naar alle CvB's van hogescholen en universiteiten gestuurd en verder veel online reclame gemaakt. De aanmeldingen beginnen binnen te stromen, hoewel de voorjaarsvakantie niet echt meehelpt.

Doordat de organisatie van de Open Education Week achterliep op hun planning, moesten we zelf aan de slag met poster, banners e.d. Uiteindelijk is ook dit goed gekomen.

Intern op de TU blijken we allerlei mensen te hebben die ingeschakeld worden als er een bewindspersoon op bezoek komt. Fantastisch de hulp van protocollaire zaken, die denken aan zaken waar wij echt niet aan gedacht hadden, zoals koffie voor de chauffeurs.

Verder helpt het secretariaat fantastisch mee met alle reserveringen voor de zaal, catering, verzorgen van de badges e.d. Ook de gewenste fotograaf was beschikbaar.

Het is fantastisch dat er zo veel mensen op korte termijn konden helpen met het realiseren van het evenement. Af-en-toe werd ik wel gek van alle telefoontjes en vragen.

Inhoudelijk moest ik ook nog aan de bak. Als assistent van Anka verzorg ik ook haar presentaties, dus daar heb ik zondag 26 februari aan besteed. Daarnaast ook nog de stellingen voor de panelleden bedenken en afstemmen met de panelleden.

In de tussentijd heb ik ook een draaiboek voor de organisatie en een gedetailleerd programma voor de sprekers geschreven.

Uiteindelijk hebben we op dinsdag 6 maart 102 aanmeldingen voor ons evenement. Helaas krijgen we die dag ook de afmelding van één van de panelleden. Na kort overleg besluiten we dat we de plek niet opvullen.

De dag zelf
De jongens van MMSEn dan de dag zelf. 's ochtends vroeg meteen afgesproken om de zaal te bekijken, af te stemmen met MMS voor de live uitzending. Daarna nog persmappen maken voor de pers, we hadden aanmeldingen van de International Herald Tribune en Stadradio Delft (dat is een groot contrast). Vervolgens met protocollaire zaken alles doorlopen, zoals wie zit waar, wie ontvangt e.d.

Halbe arriveertEn dan begint de spanning, zal de staatssecretaris op tijd zijn. Om 12.30 komen de vooruitgeschoven posten van het ministerie aan en daardoor weten we dat hij zeker komt. Hij vertrekt redelijk op tijd van de vorige afspraak en is om 13.15 in de aula. Precies op tijd. Dan is er nog de onzekerheid of hij bereid is om ook vragen te beantwoorden. Gelukkig wel, zodat er ook ruimte is om een paar vragen te stellen vanuit het publiek.

Met veel enthousiasme doet hij zijn speech en beantwoord hij de vragen. Het is een onderwerp dat hij interessant vindt, dat is helpt!

Halbe vertrektNa zijn speech heeft hij op de gang nog snel een interview gegeven aan Stadsradio Delft.

En om 13.50 verlaat hij het pand. Oef, dat is helemaal goed gegaan.

De presentatie van Anka ging uitstekend, dat kan ze ook erg goed. Daarna de paneldiscussie is inhoudelijk ook interessant. Al blijkt dat het beeld dat Anka geschetst heeft van de Student in 2020 niet helemaal is overgekomen. Het is wel goed voor de discussie.

Tijdens de paneldiscussie krijg ik via de twitter de melding dat het geluid het niet doet. Dus meteen ff checken bij MMS. Het wordt goed uitgezonden. Uiteindelijk blijkt het probleem bij de computer van die persoon zelf te zitten.

Sprekers krijgen bedanktjeNa de video van Neelie Kroes, zit het programma erop. De sprekers krijgen allemaal een bedankje. Vanwege een andere activiteit in de aula, moet iedereen aan de andere kant de zaal verlaten. Altijd lastig voor mensen.

Tijdens de borrel nog zorgen dat de journalisten tijd krijgen om met Anka te spreken. Eerst stadradio Delft en daarna dus journalist van IHT. Ook geregeld. Tijdens de borrel hoor ik al veel enthousiaste geluiden van de mensen. Mooi!

Als de borrel rustig wordt, gaan wij nog terug naar de zaal om de spullen op te ruimen en rond 17.30 verlaten wij de Aula. Moe maar zeer tevreden. Alles is goed gegaan en inhoudelijk was het helemaal wat we er van verwacht hadden.

De dag erna
En dan is het 8 maart. Nu dus zorgen dat we meteen alles online hebben staan, zodat mensen het kunnen gebruiken. Tussen al mijn afspraken door website aangepast. De video's zijn door MMS snel opgeknipt, de fotograaf heeft mooie foto's gemaakt en geleverd.

Natuurlijk nog iedereen bedanken voor hun bijdrage. Dus mails versturen naar sprekers en bezoekers.

Conclusie
Het is mogelijk om een mooi evenement in zo'n korte tijd te organiseren. Alles moet dan wel net alles meezitten en dat deed het met eigenlijk alles. Iedereen bedankt voor de bijdrage aan dit mooie evenement! Volgend jaar weer?

En ja, dan wordt het tijd om te kijken naar al het werk dat de afgelopen weken is blijven liggen. Tijd voor vakantie!

No feedback yet
Comments are closed for this post.
Trackback address for this post
This is a captcha-picture. It is used to prevent mass-access by robots.
Please enter the characters from the image above. (case insensitive)